Многие предприниматели не могут провести рабочий день без постоянных мелких повседневных прерываний. Например, их могут отрывать для подписи платёжных документов, утверждения дизайна или решения других вопросов, которые возникают каждый день. Некоторые, наиболее тщательно следящие за своим графиком, могут заметить, что такие, казалось бы, мелкие дела отнимают львиную долю их времени и мешают сосредоточиться на более глобальных задачах. Такие люди выделяют, например, один день в неделю на заверение всех необходимых документов, назначают чёткое время отправки и получения корреспонденции на каждый день, и вопросы от персонала рассматривают раз в неделю на специальных собраниях.
Кстати, такой тайм-менеджмент может оказать немалое влияние: один мой знакомый, который ввёл в своей компании подобный распорядок, за довольно короткий срок смог развить свой бизнес за счёт создания ещё одного бизнес-ресурса онлайн и заключения договора с доставщиком крупногабаритных грузов. В итоге их прибыль за квартал выросла на 20% по сравнению с тем же периодом в прошлом году.
Повысить эффективность управления персоналом поможет умная система контроля активности сотрудников mirobase.com. Эта система позволяет вести контроль и учет времени работы сотрудников, защищать данные компании и пресекать утечки информации. Система отлично работает в условиях карантина, сводя контакты к минимуму и даже когда работники находятся на удаленке.
Многие владельцы небольшого бизнеса отмечают, что особенность ведения дел в формате маленькой компании, позволяет сотрудникам чувствовать себя свободнее в вопросе обращения непосредственно к начальству, так что тому приходиться справляться со всеми мелкими ежедневными проблемками. Однако на практике прерывать работу директора или управляющего – это первый шаг к серьёзной потере продуктивности.
И с этим нельзя мириться, если вы не намерены останавливаться на том, чего уже добились. Другое дело, что нередко сложно понять, от чего можно отказаться, а что действительно требует вашего непосредственного участия. Поэтому – вот список из девяти подсказок, как избежать опасности оказаться погребённым под рутинными делами и при этом не пропустить важные моменты. Итак, что вам нужно НЕ делать.
No1. Вам нужно НЕ перегружать свой список дел. Вам может захотеться внести в этот список абсолютно все, что вы хотели бы успеть за день, однако вам следует противостоять желанию сделать этот список физически невозможным для выполнения. С одной стороны, огромный список дел может показаться неплохой идеей, но с другой стороны он может только навредить. Это приводит обычно к тому, что к концу дня у вас остаётся слишком много неоконченных дел к концу рабочего дня, от чего в итоге вы чувствуете себя так, как будто не справляетесь с работой, отчего впадаете в состояние стресса и в принципе теряете способность фокусировать своё внимание на рабочих процессах. Так что гораздо продуктивнее будет составлять такой список дел, который реально закончить за один день. И если вам удастся сделать больше, вам будет чем гордиться.
No2. НЕ проводите слишком открытые собрания. Определите свои приоритеты до начала митинга и убедитесь, что эти приоритеты понятны всем присутствующим. Слишком много мелких предпринимателей тратят большую часть своих собраний просто на выяснение того, о чем, собственно, они хотят поговорить. Специалисты рекомендуют выбирать три темы, о которых будет идти речь на конкретном собрании, и не допускать отклонений от них.
No3. Вы НЕ должны отвечать на повторяющиеся вопросы. Если вы обнаруживаете, что вам приходиться снова и снова отвечать на одни и те же вопросы, задаваемые клиентами или сотрудниками, это означает, что вы теряете немалую часть своего времени впустую. Чтобы избежать этого, сделайте грамотное, детальное и легко находимое FAQ на своём сайте, или пойдите дальше и смонтируйте видеоролик, который будет отвечать на самые часто задаваемые вопросы о вас или вашем бизнесе. В общем, найдите способ отвечать на наиболее частые вопросы без того, чтобы делать это лично.
No4. НЕ пытайтесь установить контакты с теми, кто вас систематически игнорирует. Если вы отправляете кому-то электронное письмо, а вам не отвечают, оставьте попытки достучаться до адресата таким путём. Попробуйте другие способы: личные звонок, отправка смс-сообщения или даже личный визит, если это возможно. По мнению экспертов, слишком многие мелкие предприниматели неправильно строят свои отношения с людьми, тем самым, не позволяя им вылиться во что-то продуктивное.
No5. НЕ позволяйте себе обедать на рабочем месте. Как бы ни была заманчива перспектива проглотить пару бутербродов в перерыве между отправкой электронной почты (или даже продолжая отправлять эти э-мейлы свободной от еды рукой), не делайте это своей привычкой. Короткий перерыв даст вам небольшой отдых, после которого вы сможете принимать более здравые и осознанные решения.
No6. НЕ тратьте время на регулярные визиты на почту. Вместо этого установите день, в который вся почта будет получаться за один раз. Или закажите доставку корреспонденции на дом или в офис. Или вмените это в обязанность одного из своих работников. Или же просто купите факс.
No7. НЕ допускайте вашего погребение под бумагами. Избавление от лишних кип документов может значительно повысить производительность вашего труда. Вместо того, чтобы пытаться организовать все эти бумажные завалы и разложить их по полочкам, на которых их все равно никто, кроме вас, не сможет найти, устройте чёткую систему файлов и избавляйтесь от любой бумаги, в которой у вас больше нет необходимости.
No8. НЕ доверяйте планирование телефону или электронной почте. Вы можете потратить массу времени просто на то, чтобы выяснить, какое время кому удобно для встречи с вами, и как все это свести воедино. Вместо того, чтобы делать все вручную, воспользуйтесь софтом, который позволит вашим партнёрам или клиентам назначать с вами встречи онлайн. Раз уж вы занимаетесь интернет-бизнесом, те, с кем вы сотрудничаете, должны легко привыкнуть к такому нововведению.
No9. Перестаньте подписывать каждую платёжку. Назначьте специальный День Подписи Документов – тогда все эти бумаги перестанут прерывать вашу работу каждый день. Тем более, что текущие денежные расходы или доходы вы можете поручить заботам бухгалтера, который будет отчитываться о проведённых операциях, например, на собраниях раз в неделю, так что вы все равно будете в курсе всех финансовых перемещений в вашей компании.
